Effektivicera löneprocessen med hjälp av Kontek

Det här är en grov skiss på hur vi arbetar med att kartlägga löneprocessen. Vi delar in den i fem kontrollpunkter som kort presenteras nedan. Vi menar att de allra flesta företag kan göra besparingar på minst 30 procent om löneprocessen byggs upp med rätt rutiner och systemstöd. Nedan är som sagt en grov skiss – tveka inte att höra av dig till oss om du är intresserad av att diskutera besparingspotentialen för just ditt företag!

Claes

Jobbet som försäljningschef på Kontek är väldigt stimulerande! Vår gedigna kompetens inom lön tillsammans med smarta molntjänster gör att vi kan leverera en flexibilitet för lönehanteringen som är svårslagen. Hos oss kan du välja allt ifrån en kartläggning av löneprocessen till en utbildningsinsats, en programvarulösning eller varför inte låta oss ta hand om hela lönearbetet via våra outsourcinglösningar.  

Claes Andersson
Försäljningschef

Löneprocess

Vid kartläggning och analys av löneprocessen utgår vi ifrån fem kontrollpunkter:

PLANERING
I planeringsfasen anger man i huvudsak var och när en anställd ska arbeta. Det handlar helt enkelt om en schemaläggning av de anställda. Arbetar företaget i projekt definieras de i den här fasen, och det är utifrån de definitionerna som den anställde sedan rapporterar i nästa steg (insamlingen). Här kan också ändringar göras, gällande till exempel anställningsförhållanden, traktamenten och så vidare - något som ofta tar mycket tid om de utförs manuellt. Den här delen av löneprocessen kan se olika ut beroende på om företaget är en industri, om man har butiker eller om företaget är en vårdinrättning eller ett konsultbolag etcetera. I planeringsfasen definieras även företagets resereglemente och till exempel utläggningshantering som ska kostnadsföras på specifika projekt.

INSAMLING
I den här fasen samlas all information från planeringsfasen upp. Här sker även en inrapportering av det som avviker från den normala schemaläggningen. Insamlingen speglar de regler och ramar som fastställts under planeringsfasen. Den här fasen är ofta tidskrävande om det saknas rutiner och bra systemstöd. Här är det viktigt att ställa frågor som: Hur hanteras egentligen inrapportering av tid, resor, tillägg och så vidare? Hur nyttjar man systemet bäst för att automatisera inrapportering och bevakning?

BERÄKNING
När all information och allt underlag finns tillgängligt och lönen räknas fram är det viktigt att komma ihåg några saker: Finns det manuella rapporteringar på företaget och har de i så fall kommit in? Har allt rapporteringsunderlag attesterats och godkänts av ansvarig chef? Man kan också fundera på vilka bevakningar som är lämpliga att ange i beräkningsfasen – som indikation på uppsägning, bevakning av föräldraledighet med mera.

KONTROLL 
I det näst sista steget, innan lön fastställs och betalas ut, rekommenderar vi en intern rimlighetsbedömning gjord på löneberäkning. Anpassade avstämnings- och kontrollistor kan tas fram från lönesystemet för att underlätta bedömningen. Kontrollen innebär en kvalitetssäkring av lönekörningen och det är dessutom en trygghet för löneadministratören att ytterligare någon har insyn i lönehanteringen.

RAPPORTERING
Här sker det en intern rapportering; med lönespecifikationer, styrdokument och bokföringsunderlag. Och så sker det även en extern, där man till exempel rapporterar till Skattemyndigheten och Försäkringskassan. Här är det framförallt viktigt att se över vilka rapporter som finns tillgängliga. Det ställs ofta stora krav på utformning och flexibilitet av rapporter för både extern och intern rapportering och här finns det mycket tid att spara med ett bra systemstöd. 

Kontakta Madeleine

Vi på Kontek erbjuder dig en helhetslösning för din lönehantering. Inget företag är det andra likt och därför vill vi helst lära känna ditt företag innan vi börjar arbeta med er löneprocess. Kontakta mig eller någon av mina erfarna och kunniga kollegor för att ta en första diskussion om hur vi kan lösa er lönehantering på allra smidigaste sätt.