Allt fler väljer outsourcing av lönehanteringen

Löneadministratörens arbete är ensamt och utsatt. Det kan ofta vara en enda person på företaget som sysslar med lön. Det är ett av många skäl till att allt fler väljer att outsourca lönehanteringen helt eller delvis hos Kontek.

─ Det är väldigt sårbart. Löneadministratören kan ju bli sjuk eller behöva semester. När man väljer outsourcing köper man sig trygghet, konstaterar Catinca Rosén, affärsområdeschef för Konteks outsourcingverksamhet.

När man väljer en outsourcinglösning hos Kontek får man en egen lönekonsult där. Det är en viktig del i paketet. För Kontek är det personliga bemötandet och familjära stämningen en viktig del. Som kund ska man känna sig trygg med att man har en egen lönekonsult som kan företaget och alltid finns på plats – även om man bara möts via telefon eller datorn.

− Det ger en trygghet att ha en och samma kontaktperson hela tiden och vi vet att det är väldigt uppskattat av våra kunder, säger Catinca Rosén. Sedan vet ju våra kunder att bakom kontaktpersonen finns hela Kontek, med all kompetens, om det behövs.

Detta är ett av skälen till att Kontek de senaste åren fått in allt fler betydligt större företag som outsourcingkunder. Det är stora bolag som väljer att lägga ut sin lönehantering på ett specialistföretag med vetskapen att de då får full kompetens på området.

− Rent krasst förväntas en ensam löneadministratör hantera alla lönerna varje månad plus kunna svara på frågor som anställda kan ha om sina löner och ovanpå det själv se till att upprätthålla sina kunskaper. Man är ju väldigt ensam som löneadministratör, säger Catinca Rosén. 

Hon menar att Konteks outsourcingkunder ofta känner ett lugn inför sitt val att lägga ut lönehanteringen. De är trygga i förvissningen att hos Kontek finns all nödvändig kunskap, och att den dessutom hölls a jour med nyheter på lönefronten. Och om deras egen kontaktperson på Kontek blir sjuk eller är ledig inträffar ingen katastrof. Då finns det andra lönekonsulter som tar över och hjälper till.

− Det blir dessutom ekonomiskt fördelaktigt än att ha en anställd löneadministratör, säger Catinca Rosén. Kunden har ju inga extra semesterkostnader eller pensionskostnader för våra lönekonsulter.

Koll på nyheterna

För outsourcingkunderna har Kontek utvecklat en rad nyheter som lanserats under året och som också förenklar. Bland annat har det blivit lättare att integrera lönesystemet Kontek Lön med andra system som kunderna har. Integrationsfrågor har länge varit en prioriterad fråga på Kontek och det är idag vanligt att man bygger lösningar för att förenkla och automatisera informationsöverföringen mellan olika system såsom ekonomisystem, hr-system och lönesystem.

− Det är ju viktigt att så smidigt som möjligt kunna hämta och/eller dela information mellan olika system för att göra hela kedjan säker och smidig. De integrationslösningar och API:er som vi nyttjar idag möjliggör till exempel att vi klarar att hantera betydligt fler rapporter, säger Catinca Rosén. Vi använder helt enkelt datan som finns i ett system som utgångspunkt för att få fram och förse andra system med samma grundinformation.

Min lön

En annan nyhet för outsourcingkunderna är tjänsten Min Lön. Den innebär att man som anställd kan ringa eller skicka in ärenden med lönerelaterade frågor till Kontek, istället för att belasta exempelvis den egna HR-avdelningen eller andra administratörer på företaget. Det kan till exempel vara frågor om uppgifter på lönespecifikationen, som ”varför dras det mer pengar vid tjänstledighet än vård av barn?”.

Kontrollräkna reseräkningarna

Ytterligare en nyhet handlar om reseräkningarna. Kontek kan nu hjälpa outsourcingkunderna även med kontrollräkning av reseräkningarna.

− Det kan annars vara en rätt dryg arbetsuppgift, där man exempelvis måste sitta och kontrollera att det är rätt moms på alla utlägg, säger Catinca Rosén. Det är ju lätt att den anställde till exempel glömmer att ändra moms på restaurangutlägget om man gett dricks. Nu kan vi på Kontek ta hand om den kontrollen istället.

Lön + HR = sant

Catinca poängterar att en outsourcinglösning inte bara kan se ut på ett sätt. Varje kund väljer utifrån sina behov. För många är Kontek kanske fortfarande mest känt som ett specialistföretag inom lön, men på senare år har man också breddat utbudet till att även omfatta HR.

− Det är verkligen ett plus för oss. Lön och HR hör ju tätt samman och våra outsourcingkunder kan nu också använda vårt HR-erbjudande med exempelvis personalhandbok och lönekartläggning, säger Catinca Rosén.

För en del kunder är det optimala att Kontek tar hand om allt, medan andra helst vill göra delar av lönehanteringen själva. Alla varianter finns och det är smidigt att ändra om man vill lägga till eller dra ifrån tjänster allt efter det behov som man har för tillfället.

− Kunderna vill hålla på med sin egen kärnverksamhet och frigöra resurser för annat, säger Catinca Rosén, hos oss på Kontek är ju lönehantering vår kärnverksamhet!