Frågor & Svar
Vi registrerar objekt på alla timlöner som betalas ut. I de löneunderlag som jag får in, kan samma objekt förekomma flera gånger för samma person. Inne i Räkna lön blir det alltså ganska många lönerader för bara timlön! Vår önskan är att de anställda ska se hur många timmar de har arbetat totalt per objekt. Vi vill alltså inte visa alla lönerader. Kan lönerader med samma löneartsnummer och objekt summeras?
Ja, det går. I löneartsregistret ska lönearten för Timlön markeras på flik Beräkning vid ”Utskrift lönespec”. Den ska inte ”Särredovisas”. I så fall kommer alla registrerade lönerader att skrivas ut även på lönespecifikationen. Under Arkiv, Inställningar flik Lönespec ska du välja att Särredovisa Objekt. Det innebär att objektsnumret skrivs ut på lönespecifikationen. Om du nu registrerar timlön på flera rader fast med samma objekt, kommer dessa antal att summeras och redovisas på en rad på lönespecifikationen.
När jag skriver ut min semesterskuld vill jag få en bokföringsorder på detta, går det att göra i programmet?
Vi har en tilläggsmodul till Kontek Lön som heter bokföring semesterskuld. Denna tilläggsmodul skapar bokföringsunderlag för förändringen av semesterskulden under en valfri tidsperiod (exempelvis månad eller kvartal). Kostnaderna fördelas därmed på kostnadsställe och eventuella ytterligare konteringsnivåer på samma sätt som periodens lönekostnader.
Även arbetsgivaravgift samt beräknade kostnader för avtalsstadgade kostnader beräknas. Valfri kontering kan anges för varje personalkategori och även procentsatsen för avtalsstadgade kostnader anges per kategori.
Om du väljer att koppla rutinen till periodens rapporter skapas bokföringsunderlaget automatiskt och kommer, för den som använder filexport, även med i bokföringsfilen.
När jag skrev ut en preliminär semesterberäkning upptäckte jag att jag glömt bocka för på en löneart att den skall vara medeltimlönegrundande. Hur gör jag?
Gå till den felaktiga lönearten i löneartsregistret. På fliken Allmänt kan du bocka i att den skall vara medeltimlönegrundande. I Kontek Lön ändras detta retroaktivt. Därefter kan du skriva ut en ny preliminär semesterberäkning.
Vi har anställt en ny tjänsteman och jag ska lägga in honom i personalregistret. Kan jag kopiera en annan tjänsteman så att jag får en hel del av fälten ifyllda redan?
Nej, man ska inte kopiera vid nyupplägg. Om man kopierar följer det även med historik för tidigare sysselsättningsgrader, tidigare anställningsperioder mm. Vid nyupplägg ska du istället utgå från en inmatningsmall. Som standard har Kontek fyra mallar; företagsledare, koll. anst mån, koll. anst tim och tjänsteman. Du kan själv lägga upp egna inmatningsmallar att använda dig av. Konteks standardmallar går inte att ändra, men om du kopierar en mall är den ändringsbar. Inmatningsmallarna finner du i personalregistret under meny-knappen. När du lägger upp en ny person i personalregistret, väljer du inmatningsmall uppe till höger i formuläret.
Jag har skrivit fel på utbetalningsdatumet i periodbeställningen när jag gick in på Räkna lön. Hur kan jag ändra detta?
När du är i rutinen Räkna lön klickar du på M-knappen. Där finns ett alternativ för Ändra periodbeställning. Gå in på detta alternativ så kan du göra din förändring.
En av våra anställda slutar sin anställning denna månad och jag ska beräkna slutlön för honom med hjälp av löneart 740. Ska jag ange ett slutdatum i Personal för att semesterslutlönen ska bli korrekt beräknad?
Nej, du ska inte ange detta slutdatum i Personal utan när du använder denna löneart så lagrar den automatiskt slutdatum i personal för den anställde.
Varför ska jag använda frånvaroknappen när jag registrerar frånvaron i löneberäkningen? Jag kan ju själv hämta upp de lönearter jag vill ha?
Du väljer själv hur inmatning av frånvaro ska göras. Använder du lönearterna för respektive frånvaro i löneberäkningen så bevakar du själv att rätt löneart används. Om du registrerar frånvaro via Frånvaroknappen hämtar programmet automatiskt upp rätt lönearter åt dig enligt de frånvaroregler som finns fördefinierade i programmet.
Jag brukar redovisa lönestatistik till Svenskt Näringsliv för september månad. Vi har släpande avvikelserapportering för hela föregående månad, så jag tycker att det är mer rätt att redovisa oktober månad. Kan man ändra så att redovisningen blir på lön som är utbetald i oktober i stället?
Konteks standardmallar är inte ändringsbara, men om du kopierar mallen går den att ändra. För att få med oktoberlönen ändrar du fälten vid redovisningsperiod och väljer oktobers datum istället.
I personalregistret på flik PA-stöd finns något som heter PA-dokument. Jag har inte använt den fliken alls och känner mig osäker på hur det fungerar. Hur gör man för att flytta dokument hit?
Klicka på den röda pilen som finns till vänster i formuläret. Klicka på Ny och leta sedan upp det dokument du vill lagra för personen. Via den grå knappen i slutet på fält Filnamn kan du söka dig fram till dokumentet där det ligger lagrat. I fält Kommentar kan du själv skriva in en förklaring till vad dokumentet innehåller. Därefter ska du spara. På det här sättet kan du enkelt knyta personliga dokument till din personal och få god överblick över t ex anställningsavtal, utvecklingssamtal, utbildningar mm. Du kan enkelt öppna dokumenten genom att bara dubbelklicka på dem. Tänk på att dokumenten inte lagras fysiskt i Kontek. De ligger fortfarande på sin ursprungliga plats men vi hittar dem lätt genom denna länkning!