Frågor & Svar

Hur installeras Kontek Resa?

Se Kontek Resa - Installationsbeskrivning

Vi ska flytta vår SQL Server till en annan dator. Hur gör vi med Kontek Resa?

Se dokumentet Att flytta Kontek Resas databas till en annan SQL Server

Jag har en fråga ang Dagbilden: om jag har kört över exportfilen till löneprogrammet så finns en kommentar om ”Lön körd”. Kan jag ändå göra en korrigering om det behövs? Det var bara ett litet fel som jag rättar i Räkna lön men det är ändå bra om det är riktigt i Tid också.

Du kan klicka på kommentaren Lön körd – så öppnas dagbilden för ändringar igen och du kan göra den korrigering som du önskade.

Finns det någon lista i Tid-systemet där man ser de anställdas in- och utstämplingar, dag för dag under en viss period?

Gå in under Listor – välj Tidregisterlista. Denna kan skrivas ut för alla eller enstaka anställda (gör urval på anst.id) och på valfria datum

Vi har lagt in de dagar som räknas som ”röda” i Kontek Tid under Register-Planbyten/Helgdagar. Trots detta blev det fel dagplan för t ex midsommarafton, alltså deras ordinarie arbetstid kom upp istället för vad som gäller för helger. Var ska vi leta efter felet?

Välj Register och Veckoplaner. På varje veckoplan som finns upplagd här finns 2 knappar – Röd dag och Dag före röd dag t ex. Här lägger man in den Dagplanen som gäller för t ex en helg/lördag/söndag.

Vi har lagt upp ett nytt reseavtal för några av våra säljare. På det gamla reseavtalet kunde resenären själv fördela kostnadsställe. På vårt nya reseavtal kan de bara lägga ett kostnadsställe. Fördelningen verkar inte finnas. Var ställer man in att kostnadsställe ska kunna fördelas?

Du gör denna inställning på reseavtalet på flik Konteringsregler. Här ska du markera i kolumn ”F”, som står för fördela. Genom att bocka här kommer resenären åt att fördela på olika kostnadsställe när reseräkningen skrivs. Markera vilka resekostnader som ska kunna fördelas och på vilka konteringsnivåer. Obs! Att i samma flik markerar du om resenärerna ska tillåtas kontera och fördela utlägg och avdrag.

Jag har skapat nytt företag i Kontek Resa men måste ha missat något. Resenären kommer inte åt fält valuta då han skriver sin reseräkning. Det är helt grått, varför? I vårt tidigare företag kom vi åt valutan och kunde skriva in värdet på reseräkningen.

Det du har missat är att lägga upp valutor i registret valuta. Det är helt tomt i det registret. Lägg in de valutor som är aktuella för företaget och markera att resenär ska få ändra angivna valutakurser.

Vi har ändrat skattepliktigt traktamente på vårt reseavtal. Tyvärr har vi ett par reseräkningar i gång. Dessa har skrivits av resenären innan vi hann ändra värdet på reseavtalet. Det innebär att det skattepliktiga traktamentet är för lågt på dessa reseräkningar. Måste man radera reseräkningarna och göra om dem helt från början?

Nej, du behöver inte radera reseräkningarna och skriva om dem. Det räcker att du sänker status på reseräkningarna till ”Pågående” . Sedan ska du under Hantera reseräkning välja att Granska/redigera reseräkningen. Klicka på knappen för ”Ändra beställning” eller Ctrl+Ä och stega dig igenom guiden. Nu kommer det skattepliktiga beloppet att ändras enligt gällande reseavtal.

De anställdas lönespecar blir förskräckligt långa när jag läser in reseräkningar. Kan man få reseräkningen summerad på något sätt? De resande skriver ju själva ut sina reseräkningar i Kontek Resa, så de vet ju redan vad de innehåller.

Ja, man kan få reseräkningen angiven enbart som ett reseräkningsnummer med ett belopp på lönespecen. Du som löneadministratör kommer att se alla lönerader inne i löneberäkningen, men utskriften samlar varje reseräkning som ett samlat reseräkningsnummer. För att erhålla detta skall du inne i Kontek Lön gå in under Arkiv och välja Inställningar, bocka i rutan vid "Samlingsrader på lönespec".

Jag har redan importerat reseräkningar till löneprogrammet, men nu visar det sig att det är ytterligare reseräkningas som skall betalas ut på denna lönen. Kan jag skapa en exportfil till och importera den i samma lön utan att de reseräkningar som redan ligger där skrivs över?

Ja, man kan importera hur många gånger som helst från Kontek Resa in till lönen, utan att något annat i lönen skrivs över.

En nyanställd har klarmarkerat sina reseräkningar för attest, men chefen som skall attestera reseräkningarna kan ej hitta dem i programmet. Vad är fel?

Ni har glömt att ange att chefen skall attestera den nyanställdas reseräkningar. Gå in i Kontek Resa under Register och Företagets användare. Klicka i fältet "Attesträtt för" och se till att den nyanställde finns med blande dem som chefen har attesträtt för.

Vi registrerar objekt på alla timlöner som betalas ut. I de löneunderlag som jag får in, kan samma objekt förekomma flera gånger för samma person. Inne i Räkna lön blir det alltså ganska många lönerader för bara timlön! Vår önskan är att de anställda ska se hur många timmar de har arbetat totalt per objekt. Vi vill alltså inte visa alla lönerader. Kan lönerader med samma löneartsnummer och objekt summeras?

Ja, det går. I löneartsregistret ska lönearten för Timlön markeras på flik Beräkning vid ”Utskrift lönespec”. Den ska inte ”Särredovisas”. I så fall kommer alla registrerade lönerader att skrivas ut även på lönespecifikationen. Under Arkiv, Inställningar flik Lönespec ska du välja att Särredovisa Objekt. Det innebär att objektsnumret skrivs ut på lönespecifikationen. Om du nu registrerar timlön på flera rader fast med samma objekt, kommer dessa antal att summeras och redovisas på en rad på lönespecifikationen.

När jag skriver ut min semesterskuld vill jag få en bokföringsorder på detta, går det att göra i programmet?

Vi har en tilläggsmodul till Kontek Lön som heter bokföring semesterskuld. Denna tilläggsmodul skapar bokföringsunderlag för förändringen av semesterskulden under en valfri tidsperiod (exempelvis månad eller kvartal). Kostnaderna fördelas därmed på kostnadsställe och eventuella ytterligare konteringsnivåer på samma sätt som periodens lönekostnader. Även arbetsgivaravgift samt beräknade kostnader för avtalsstadgade kostnader beräknas. Valfri kontering kan anges för varje personalkategori och även procentsatsen för avtalsstadgade kostnader anges per kategori. Om du väljer att koppla rutinen till periodens rapporter skapas bokföringsunderlaget automatiskt och kommer, för den som använder filexport, även med i bokföringsfilen.

När jag skrev ut en preliminär semesterberäkning upptäckte jag att jag glömt bocka för på en löneart att den skall vara medeltimlönegrundande. Hur gör jag?

Gå till den felaktiga lönearten i löneartsregistret. På fliken Allmänt kan du bocka i att den skall vara medeltimlönegrundande. I Kontek Lön ändras detta retroaktivt. Därefter kan du skriva ut en ny preliminär semesterberäkning.

Vi har anställt en ny tjänsteman och jag ska lägga in honom i personalregistret. Kan jag kopiera en annan tjänsteman så att jag får en hel del av fälten ifyllda redan?

Nej, man ska inte kopiera vid nyupplägg. Om man kopierar följer det även med historik för tidigare sysselsättningsgrader, tidigare anställningsperioder mm. Vid nyupplägg ska du istället utgå från en inmatningsmall. Som standard har Kontek fyra mallar; företagsledare, koll. anst mån, koll. anst tim och tjänsteman. Du kan själv lägga upp egna inmatningsmallar att använda dig av. Konteks standardmallar går inte att ändra, men om du kopierar en mall är den ändringsbar. Inmatningsmallarna finner du i personalregistret under meny-knappen. När du lägger upp en ny person i personalregistret, väljer du inmatningsmall uppe till höger i formuläret.

Jag har skrivit fel på utbetalningsdatumet i periodbeställningen när jag gick in på Räkna lön. Hur kan jag ändra detta?

När du är i rutinen Räkna lön klickar du på M-knappen. Där finns ett alternativ för Ändra periodbeställning. Gå in på detta alternativ så kan du göra din förändring.

En av våra anställda slutar sin anställning denna månad och jag ska beräkna slutlön för honom med hjälp av löneart 740. Ska jag ange ett slutdatum i Personal för att semesterslutlönen ska bli korrekt beräknad?

Nej, du ska inte ange detta slutdatum i Personal utan när du använder denna löneart så lagrar den automatiskt slutdatum i personal för den anställde.

Varför ska jag använda frånvaroknappen när jag registrerar frånvaron i löneberäkningen? Jag kan ju själv hämta upp de lönearter jag vill ha?

Du väljer själv hur inmatning av frånvaro ska göras. Använder du lönearterna för respektive frånvaro i löneberäkningen så bevakar du själv att rätt löneart används. Om du registrerar frånvaro via Frånvaroknappen hämtar programmet automatiskt upp rätt lönearter åt dig enligt de frånvaroregler som finns fördefinierade i programmet.

Jag brukar redovisa lönestatistik till Svenskt Näringsliv för september månad. Vi har släpande avvikelserapportering för hela föregående månad, så jag tycker att det är mer rätt att redovisa oktober månad. Kan man ändra så att redovisningen blir på lön som är utbetald i oktober i stället?

Konteks standardmallar är inte ändringsbara, men om du kopierar mallen går den att ändra. För att få med oktoberlönen ändrar du fälten vid redovisningsperiod och väljer oktobers datum istället.

I personalregistret på flik PA-stöd finns något som heter PA-dokument. Jag har inte använt den fliken alls och känner mig osäker på hur det fungerar. Hur gör man för att flytta dokument hit?

Klicka på den röda pilen som finns till vänster i formuläret. Klicka på Ny och leta sedan upp det dokument du vill lagra för personen. Via den grå knappen i slutet på fält Filnamn kan du söka dig fram till dokumentet där det ligger lagrat. I fält Kommentar kan du själv skriva in en förklaring till vad dokumentet innehåller. Därefter ska du spara. På det här sättet kan du enkelt knyta personliga dokument till din personal och få god överblick över t ex anställningsavtal, utvecklingssamtal, utbildningar mm. Du kan enkelt öppna dokumenten genom att bara dubbelklicka på dem. Tänk på att dokumenten inte lagras fysiskt i Kontek. De ligger fortfarande på sin ursprungliga plats men vi hittar dem lätt genom denna länkning!