Kontek Travel

En enkel importmodul som sparar många arbetstimmar. Kontek Service används för att automatisera rutiner och bearbetningar, exempelvis genom att schemalägga import av personuppgifter, import av valutakurser, överföring av transaktioner från kortföretag, utskick av påminnelser mm.

• Rutiner kan schemaläggas för att köras med olika intervall, som dagligen, veckovis osv. Schemaläggningen görs separat för varje bolag.
• Påminnelser via e-post om att det är dags att klarmarkera och attestera inför periodav räkningen kan läggas upp med valfria intervall.
• Uppdatering av Kontek Travel valuta kurser kan göras via import från Forex.
• Import av kontokortstransaktioner till Kontek Travel kan utföras av Kontek Service för avstämning. Funktionen finns för flera av marknadens kortföretag.
• Händelseloggar från Kontek Service samt sökvägar, mallar för importfiler m.m. läggs upp i Kontek Reseräkning respektive Kontek Tidredovisning.

Vid registrering kan du ange nummer på kontokort och på kvitton som använts. Listor för kontroll av kontokortsfakturor kan tas ut. För avstämning av kontokortstransaktioner som hämtats till systemet direkt från kontokortsföretag (Eurocard, First Card och American Express).

Traktamenten enligt danska, finska och norska regler.

Medger att resenären själv kan beställa förskott inför en resa. Reseanmälan kompletteras sedan i förskottsmodulen med utbetalningsdatum och aktuell växelkurs av utbetalningsansvarig.

Resenären kan själv beställa resa hos resebyrå, direkt eller då beställningen har attesterats. Preliminär kostnad kan läggas upp i resebeställningen som då följer med till den slutliga reseräkningen. (Obs! Endast i Kontek Portal.)

Systemets samtliga menyer, inmatningsbilder, utskrifter mm kan översättas till valfritt språk. Modulen levereras med engelska som grundspråk och kan endast utnyttjas tillsammans med Kontek Portal.

Hantering och uppföljning av projektregistrering och vidarefakturering.

Registrera dina reseräkningar lätt och snabbt via intranätet eller internet.

I den webbaserade applikationen Kontek Portal kan anställda registrera och attestansvariga attestera reseräkningar oavsett var de befinner sig, det enda som krävs är tillgång till internet.

• Kontek Portal har ett inbjudande och lättanvänt gränssnitt. På startsidan möts användaren av information riktad till just honom/henne, med personliga påminnelser, en egen kalender, företagsspecifika kontaktpersoner m.m.

• Alla de vanligaste rapporterna i systemet kan skrivas ut även i Kontek Portal. Rapporter och statistikuppgifter blir därmed tillgängliga i realtid för anställda och beslutsfattare. Självklart kan du ställa in vilka som ska ha behörighet till de olika rapporterna.

• För att öka säkerheten görs inga inställningar eller parametersättningar av systemet i Kontek Portal.

• Kontek Portal kräver ingen klientinstallation och användarna kan därmed snabbt börja arbeta i systemet via sina webbläsare. För IT-avdelningen innebär detta att tidsåtgången för implementering och underhåll av systemet blir minimal.

• Kontek Portal kan användas i det lokala nätverket, och om systemet konfigureras för användning över internet eller VPN kan registrering och attestering av reseräkningar enkelt göras från exempelvis bostad eller under resa.

Om Kontek Portal konfigureras för åtkomst via internet, kan t ex en chef i Frankrike eller USA attestera reseräkningar lika enkelt som om de befann sig på kontoret i Sverige. Det enda som krävs är tillgång till internet.

För att underlätta registrering av körjournal finns nu en tilläggsmodul som möjliggör en integration mellan Kontek Travel och system för elektroniskt registrerade körsträckor.

En utrustning bestående av GPS-mottagare, GPRS-enhet och manöverpanel installeras i medarbetarens fordon. När medarbetaren reser med sitt fordon anger han eller hon genom val på manöverpanelen om det är en privat- eller tjänsteresa. Med hjälp av GPS-enheten registreras resornas längd samt avrese- och destinationsorter. Informationen om resorna sänds till körjournalssystemets servrar för bearbetning, därefter importeras den per automatik till Kontek Travel.

I Kontek Travel hämtar medarbetaren in körjournalsinformationen till Kontek egen körjournal där beräkning av eventuella ersättningar och förmåner sker.

Utsläpp av CO2 vid bil- och flygresor
Denna funktion gör det möjligt att använda Kontek Travel för att beräkna och redovisa koldioxidutsläpp i samband med flyg- och bilresor.

När den anställde registrerar sina resor på reseräkningens flik Resor anges även eventuella flygresor i en separat registreringsfunktion.Genom att ange flygplats för avresa och destination räknar systemet ut hur långt man rest och hur stort koldioxidutsläpp resan medfört. Värden som används för beräkning är Naturvårdsverkets schablonvärden.

Utsläpp gällande bilresor registrerade på reseräkningens flik Körjournal beräknas enligt angivna sträckor och det värde för genomsnittligt utsläpp av koldioxid som angivits i personregistret.