Outsourcing Kontek Lön

Som ny kund av Konteks outsourcingtjänst blir du kontaktad av en projektledare på Kontek för bokning av ett uppstartsmöte där vi går igenom er löneprocess.

Du kommer att få en kontaktperson på Kontek som sköter lönehanteringen för ditt företag. Ett första möte kan vara på plats hos er eller via telefon när det avser akuta, mindre eller enklare uppdrag. Projektledaren och kontaktpersonen ansvarar för detta inledande möte som handlar om att diskutera om hur lönehanteringen har skötts tidigare, d v s hur underlagen ser ut och om det finns något försystem.

Vi går igenom annan information som är nödvändig för den löpande lönehanteringen, t ex kollektivavtal, lokala överenskommelser, personalhandbok, månatliga rapporter, försäkringar och övrig extern rapportering.

Tidigare kund i Kontek Lön

• Ni tar en säkerhetskopia som skickas vidare till outsourcing för inläsning.
• Vi byter ut er licens i Kontek Lön till en granskningsversion där ni kan se samtliga register och ta ut egna rapporter vid behov.
• Inför och under kommande löneberäkningar har ni och vår kontaktperson en löpande kommunikation via telefon.
• Ni skickar in attesterade underlag senast det datum som är överenskommet
• När löneregistreringen är klar skickas en kontrollista till er för kontroll. När ev ändringar och justeringar har gjorts ger ni klartecken att lönen kan fastställas.
• När lönen är fastställd skickas alla månadens rapporter, inklusive bankfilen, som PDF- filer till er.
• Lönespecifikationer skickas ut med post eller mailas direkt till de anställda.
• Vi sänder över en fil till banken för utbetalning, om inte kunden valt att göra detta själv
• Vi skickar en säkerhetskopia som du läser in i ditt Kontek Lön för att ha aktuell information.

Ny kund i Kontek Lön

• Ni lämnar in underlag, statistik och personalinformation från det nuvarande löneprogrammet för upplägg i Kontek Lön. (se bifogad sammanställning)
• Ni får Kontek Lön installerat som en granskningsversion där ni kan se samtliga register och ta ut egna rapporter vid behov.
• Inför och under kommande löneberäkningar har ni och vår kontaktperson en löpande kommunikation via telefon.
• Ni skickar in attesterade underlag senast det datum som är överenskommet
• När löneregistreringen är klar skickas en kontrollista till er för kontroll. När ev ändringar och justeringar har gjorts ger ni klartecken att lönen kan fastställas.
• När lönen är fastställd skickas alla månadens rapporter, inklusive bankfilen, som PDF- filer till er.
• Lönespecifikationer skickas ut med post eller mailas direkt till de anställda.
• Vi sänder över en fil till banken för utbetalning, om inte kunden valt att göra detta själv
• Vi skickar en säkerhetskopia som du läser in i ditt Kontek Lön för att ha aktuell information.

Vårt ansvar

• Uppdatering av nya versioner
• Förvara handlingar och dokument som rör företagets löneadministration på ett säkert sätt, vilket innebär att företagets information endast är åtkomlig för anställda på outsourcing. Underlag som kastas, strimlas i en dokumentförstörare eller läggs i en låst behållare vars innehåll bränns upp.

Kundens ansvar

• Alla löneunderlag ska vara attesterade före inlämnandet till outsourcing

Avvikelser kan förekomma;
Outsourcingtjänsten kan även erbjudas för beräkning på plats hos er. Vi kan också komma överens om att vår kontaktperson finns tillgänglig en specifik dag eller besöker företaget för att besvara frågor från anställda.